Die Nutzung der Cloud für den Versand von Anhängen bietet eine Fülle von Vorteilen gegenüber herkömmlichen E-Mails. E-Mail-Anhänge unterliegen oft strengen Größenbeschränkungen, die den Versand großer Dateien erschweren. Mit der Cloud können Sie problemlos umfangreiche Dateien teilen, da diese einfach in der Cloud gespeichert und verlinkt werden.

Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie dort eine neue E-Mail.

Wählen Sie im Menü den Reiter „NextCloud“ (oder bei aktivem Menü-Band direkt das Symbol „Datei hochladen“ oder „Öffentlichen Ordner teilen“

Es erscheint nun eine Box, in der Sie die Dateien auswählen, mit einem Ablaufdatum und mit einem Passwort versehen können.

Das Ablaufdatum bei bereitgestellten Daten bietet verschiedene Vorteile, insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit und Datenmanagement.

Die wichtigsten Vorteile:

Datenschutz und Compliance

Ein Ablaufdatum ermöglicht es Datenanbietern, die Kontrolle über ihre bereitgestellten Daten zu behalten. Wenn sensible Informationen nach einem bestimmten Zeitraum automatisch ablaufen, minimiert dies das Risiko, dass diese Daten in die falschen Hände geraten. Dies ist besonders wichtig, um Datenschutzbestimmungen und -richtlinien einzuhalten, insbesondere in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder Finanzsektor.

Sicherheit

Durch das Festlegen eines Ablaufdatums für bereitgestellte Daten wird die potenzielle Angriffsfläche für Sicherheitsverletzungen verringert. Wenn Daten nicht unbegrenzt zugänglich sind, haben potenzielle Angreifer weniger Möglichkeiten, auf sensible Informationen zuzugreifen. Dadurch wird die Sicherheit der Daten erhöht und das Risiko von Datenlecks minimiert.

Datenmanagement

Ein Ablaufdatum hilft bei der effektiven Verwaltung von Daten und verhindert eine unkontrollierte Ansammlung alter oder veralteter Informationen. Dadurch bleibt der Datenbestand sauber und aktuell, was wiederum die Effizienz von Datenspeicherung und -zugriff verbessert.

Reduzierung von Speicherkosten

Wenn Daten automatisch nach einem bestimmten Zeitraum ablaufen, werden Speicherressourcen freigegeben und es werden keine unnötigen Speicherkosten für die Aufbewahrung nicht mehr benötigter Daten verursacht.

Compliance-Audits

Die Verwendung von Ablaufdaten ermöglicht eine einfache und klare Rückverfolgung von Datenzugriffen und -freigaben. Das ist besonders hilfreich, wenn Unternehmen oder Organisationen Compliance-Audits durchführen müssen, da nachvollzogen werden kann, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.

Benutzerfreundlichkeit

Wenn Daten ein Ablaufdatum haben, sind Benutzer eher geneigt, auf aktuellere Informationen zuzugreifen und veraltete Daten zu vermeiden. Dies fördert eine höhere Datenqualität und trägt zur Verbesserung der Entscheidungsfindung bei.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Ablaufdatum bei bereitgestellten Daten sowohl aus Datenschutz- als auch aus Sicherheitsgründen von großer Bedeutung ist. Es hilft Unternehmen und Organisationen, ihre Daten effizienter zu verwalten, die Datensicherheit zu erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu gewährleisten.